Jak powinna wyglądać zgoda na dobrowolne potrącenia z pensji

Chcielibyśmy rozstrzygnąć kwestię dotyczącą potrąceń z wynagrodzeń pracowników (a konkretnie pisemnej zgody pracownika na potrącenia). Nasza instytucja kultury stosuje takie pisemne zgody pracowników (wypełniane i podpisywane przez pracowników każdego roku w styczniu na dany rok kalendarzowy) z podaniem konkretnych kwot np. dla potrącania comiesięcznych składek na ubezpieczenie dobrowolne. Część pracowników posiada służbowe telefony komórkowe – zasady przyznawania i korzystania z tychże używania telefonów określone są w Zarządzeniu Dyrektora z marca 2015 roku. Określone są limity kwotowe dla grup pracowników, przekroczenie których powoduje obciążenie pracownika kwotą powyżej limitu – co zawarte jest w paragrafie 3 Zarządzenia (w załączeniu). Każdy pracownik, który otrzymuje służbowy telefon komórkowy, podpisuje informację o posiadanym limicie oraz konieczności poniesienia opłat, w sytuacji gdy ten limit przekroczy (w załączeniu wzór tego dokumentu). Czy taka informacja podpisywana przez pracownika (w pozycji „przyjmuję do wiadomości”) jest wystarczającym dokumentem, aby zgodnie z literą prawa potrącić pracownikowi kwotę ponad przyznany limit z wypłaty, czy należy każdorazowo (gdy znana jest już kwota przekroczenia w danym miesiącu) należy uzyskiwać pisemną zgodę pracownika na potrącenie tejże konkretnej kwoty z wypłaty?