Konkursy w instytucji kultury – ewidencja osób nagrodzonych

Jesteśmy instytucją kultury, która często organizuje konkursy plastyczne i muzyczne, zarówno dla dzieci, jak i dla dorosłych. Nagrodami są zazwyczaj drobne upominki rzeczowe. Czy powinniśmy prowadzić ewidencję osób nagrodzonych? Czy ewidencja powinna być prowadzona dla każdej osoby oddzielnie, czy wystarczy lista nagrodzonych? Czy też po każdym konkursie dodatkowo zbierać podpisy osób nagrodzonych?