Jak wprowadzić badania trzeźwości w zakładzie pracy po zmianach w Kodeksie pracy

Działanie

Wyjaśnienia

Krok 1

Ustalenie, czy w danym zakładzie w ogóle można wprowadzić procedurę badania trzeźwości

Zakładowe badania trzeźwości mogą być przeprowadzane tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. W praktyce oznacza to, że wiele zakładów pracy będzie mogło wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników z tych powodów (np. pracodawcy sektora budowlanego, produkcyjnego, usługowego, transportowego, itd.). Z drugiej jednak strony nie każdy pracownik w firmie będzie mógł być poddany takiej kontroli (np. pracownik biurowy, który nie ma dostępu do firmowych kont, nie jeździ firmowym autem i nie ma kontaktu z osobami spoza zakładu pracy, pracownik sprzątający biura, który nie ma w swoich obowiązkach mycia okien czy innej pracy na wysokościach).

Zatem jeśli zakład pracy zatrudnia np. 10 pracowników, którzy stacjonarnie wykonują typową pracę administracyjno – biurową, a finansami firmy w całości zajmuje się szef – i to on zwykle reprezentuje firmę „na zewnątrz” – to trudno będzie w takim zakładzie pracy uzasadnić prewencyjne badani trzeźwości pracowników.

Krok 2

Wytypowanie grup pracowników, którzy mogą zostać objęci prewencyjnymi badaniami trzeźwości (jeśli procedura może zostać wprowadzona chociażby dla części pracowników)

Grupy pracowników objętych prewencyjną kontrolą trzeźwości ustala się zasadniczo w układzie zbiorowym pracy (dalej: uzp), regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Jednak w przypadku, gdy procedura kontroli trzeźwości ma być częścią uzp lub regulaminu pracy, wówczas wszystkie kwestie związane z jej wprowadzeniem, a więc także ustalenie kręgu podmiotów, do których będzie ona stosowana, powinny być:

• negocjowane (uzp) lub
• uzgadniane ze związkami zawodowymi (regulamin pracy w firmie, w której działają związki zawodowe; gdy w firmie nie ma związków zawodowych regulaminu pracy nie trzeba uzgadniać z przedstawicielami załogi).

Warto więc do rozmów podejść już z gotowym rozwiązaniem wskazując które grupy pracowników powinny być objęte procedurą i dlaczego (ostateczny efekt rozmów z partnerami może jednak być taki, że nie wszystkich pracowników, o których pierwotnie myślał pracodawca uda się objąć kontrolą). Takie „przygotowanie” do rozmów może oszczędzić czasu podczas ustalania, kogo ma dotyczyć procedura, a kogo nie. W szczególności chodzi tu o pracowników, co do których na pierwszy rzut oka taka kontrola nie wydaje się uzasadniona (np. pracownik służby bhp, który wprawdzie pracuje biurowo, ale również wchodzi na halę produkcyjną, społeczny inspektor pracy, który także ma szerokie kompetencje do kontroli zakładu pracy, pracownicy działu marketingu, którzy wprawdzie pracują biurowo, ale w czasie pracy jeżdżą do klientów firmowymi samochodami, itd.).

Krok 3

Zorientowanie się, w jakim dokumencie zakładowym procedura powinna być wprowadzona i przygotowanie projektu lub choćby zarysu procedury do rozmów z partnerami

W zależności od okoliczności procedura badania trzeźwości powinna zostać ustalona w:

• układzie zbiorowym pracy (uzp),
• regulaminie pracy lub
• obwieszczeniu (w przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty uzp i nie musi ustalać regulaminu pracy).

W wymienionych przepisach wewnątrzzakładowych należy w pierwszej kolejności ustalić, że w danym zakładzie pracy rozpoczną się prewencyjne badania trzeźwości. Następnie należy określić całą procedurę tych badań, pamiętając o określeniu zakresu i sposobu kontroli, rodzaju urządzenia pomiarowego, czasu i częstotliwości kontroli. Trzeba więc ustalić:

• W jakich okolicznościach badania będą przeprowadzane (np. każdy pracownik z grupy objętej badaniem zostanie poddany kontroli przed przystąpieniem do pracy),
• W jakim miejscu kontrola zostanie przeprowadzona (np. w pomieszczeniu specjalnie do tego przygotowanym),
• Jaka metoda badania zostanie zastosowania,
• Kto będzie przeprowadzał badanie w imieniu pracodawcy,
• Kiedy badanie będzie wykonywane i jak często może się ono odbywać (np. kontrola będzie przeprowadzana codziennie we wszystkie dni robocze, przed dopuszczeniem pracowników do pracy),
• Jakie urządzenie zostanie użyte do badania (powinno ono zapewniać uzyskanie miarodajnego wyniku, a więc powinno to być urządzenie odpowiednio skalibrowane i posiadające aktualne świadectwo wzorcowania; takie świadectwo potwierdza, że wyniki pomiarów są prawidłowe i mogą stanowić np. dowód w postępowaniu przed sądem; świadectwo wzorcowania jest czasowe i wydaje je odpłatnie certyfikowane laboratorium lub Urząd Miar),
• Jaki dokument ma zostać sporządzony, gdy po przeprowadzonej kontroli okaże się, że pracownik jest pod wpływem alkoholu.

Treść układu zbiorowego jest ustalana ze związkami zawodowymi uprawnionymi do reprezentowania załogi. A zatem kształt regulacji dotyczących kontroli trzeźwości w zakładzie pracy będzie zależał od ustaleń stron układu. Jeśli kwestie wspomnianych badań ma ustalać regulamin pracy, jego treść pracodawca ustala w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.W razie nieuzgodnienia treści regulaminu w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca. Podobnie w przypadku obwieszczenia – jego treść pracodawca ustala samodzielnie.

Krok 4

Wybranie odpowiedniego urządzenia i ustalenie jak przebiega kalibracja i wzorcowanie

Skuteczne badania trzeźwości opierają się na dwóch podstawowych elementach – prawidłowo skonstruowanej procedurze badań oraz na urządzeniu, które wskaże rzetelny wynik badania. W tym celu warto poświęcić nieco czasu na znalezienie odpowiedniego urządzenia pomiarowego. Na wybór powinno wpłynąć np. to jak często pomiary będą wykonywane (od tego może zależeć częstotliwość kalibracji urządzenia), prostota w obsłudze, dokładność urządzenia, czas niezbędny na wykonanie badania, a także warunki, w jakich badania będą przeprowadzane. W tym zakresie warto zasięgnąć porady firm specjalizujących się w sprzedaży i obsłudze urządzeń pomiarowych.

Urządzenie pomiarowe powinno też posiadać ważny dokument potwierdzający jego wzorcowanie oraz kalibrację, aby zapewnić prawidłowość wyniku pomiaru.

Krok 5

Ustalenie kto będzie wykonywał badania i zobowiązanie tej osoby do ochrony danych osobowych badanych, szanowania ich dóbr osobistych oraz do zachowania poufności wyników

Kontrola nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Powinna więc być prowadzona w sposób spokojny i „neutralny”. Warto, aby odbywała się:

• szybko, bez niepotrzebnego przeciągania czynności,
• spokojnie i konkretnie, a także
• bez zbędnych czynności, które mogą zostać ocenione jako naruszenie godności (np. polecenie zdjęcia odzieży wierzchniej przed badaniem).

Wyniki kontroli powinny pozostać poufne. Powinny więc być podane do wiadomości jedynie tych osób, które są niezbędne w procesie samego badania i podejmowania decyzji kadrowych w przypadku potwierdzenia, że badany rzeczywiście jest pod wpływem alkoholu w takiej ilości, że wobec niego mogą zostać wyciągnięte konsekwencje służbowe, np. kara porządkowa, zwolnienie z pracy. Dlatego też pracodawca powinien wybrać do kontroli osobę, która umie opanować swoje emocje nawet w trudnych sytuacjach (np. gniew i agresja osoby, która ma zostać podana badaniu) i zobowiązać ją do:

• przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie dotyczącym badań,
• poszanowania dóbr osobistych badanych, oraz
• zachowania wyników w poufności i przekazania informacji o wynikach wskazujących na stan po użyciu alkoholu albo na stan nietrzeźwości jedynie upoważnionym pracownikom.

Takie zobowiązanie najlepiej odebrać od pracownika na piśmie dla celów dowodowych.

Krok 6

Przeszkolenie wybranych pracowników z procedury badania trzeźwości oraz z obsługi urządzenia pomiarowego

Wykorzystywane do kontroli urządzenie powinno zapewniać rzetelność i dokładność pomiarów. Dlatego też jest to niezwykle istotne, aby pracownicy przeprowadzający badanie trzeźwości potrafili użyć urządzenia w sposób prawidłowy. Wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie mogą bowiem wpływać na wynik badania i mogą być wykazywane np. podczas sprawy sądowej o przywrócenie do pracy pracownika dyscyplinarnie zwolnionego z pracy „za alkohol”.

Podczas badania urządzenie pomiarowe powinno być wykorzystane zgodnie z instrukcją obsługi dostarczoną przez producenta. A nadto powinno posiadać ważny dokument potwierdzający jego wzorcowanie oraz kalibrację, aby zapewnić prawidłowość wyniku pomiaru. Każde urządzenie pomiarowe podczas jego normalnego użytkowania (szczególnie gdy codziennie wykonuje np. kilkadziesiąt badań) rozregulowuje się i co pewien czas (wskazany przez producenta) powinno być kalibrowane, czyli regulowane przez fachowy serwis (konieczne jest „odzyskanie precyzji pomiaru”). Natomiast świadectwo wzorcowania jest „urzędowym potwierdzeniem”, że kalibracja urządzenia jest prawidłowa i pomiar tym urządzeniem zapewnia rzeczywisty wynik. Wzorcowanie przeprowadza się co pewien czas (co 6 miesięcy) w certyfikowanym laboratorium lub w Urzędzie Miar. Taka usługa zakończona wydaniem świadectwa wzorcowania jest odpłatna.

Nieprawidłowości w tym zakresie np. brak kalibracji lub wzorcowania, również mogą być przyczyną kłopotów. Pracownik, który po badaniu uzyskał wynik „pozytywny” może skutecznie podważyć taki wynik dowodząc, że nie ma pewności czy jest on prawidłowy skoro urządzenie nie było kalibrowane i wzorcowane.

Krok 7

Opracowanie informacji o możliwości przeprowadzenia badania trzeźwości przez Policję w przypadkach innych, niż ustalone w procedurze badania trzeźwości

Jest to nieobowiązkowe, lecz zalecane, aby taka informacja pojawiła się albo np. jako ostatni część zakładowej procedury badania trzeźwości, albo w formie osobnego komunikatu do załogi. Dzięki temu można uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych emocji, gdyby okazało się, że np. pracownik nieobjęty zakładową procedurą badań jest podejrzewany o „alkohol w pracy”.

Krok 8

Zapoznanie pracowników z nowymi zasadami dotyczącymi zakładowych badań trzeźwości

Niezależnie od tego czy procedura badania trzeźwości została ustalona w uzp, regulaminie pracy czy obwieszczeniu, pracownicy powinni zostać zapoznani z nowymi zasadami w taki sam sposób, w jaki wchodzi w życie regulamin pracy, a więc:

• w sposób przyjęty u danego pracodawcy i
• nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem kontroli trzeźwości.

Można zatem np. wywiesić treść procedury na firmowej tablicy ogłoszeń, rozesłać ją pracownikom na ich firmowe skrzynki emailowe, albo zobowiązać kierowników poszczególnych działów, aby zapoznali oni swoich podwładnych z treścią nowych zakładowych przepisów.

Krok 9

Odebranie od pracowników potwierdzenia, że zostali zapoznani i umieszczenie go w części B akt osobowych

Potwierdzenie o poinformowaniu pracownika o objęciu kontrolą na obecność alkoholu w organizmie pracownika umieszcza się w części B – (§ 1 pkt 1 lit. b nowego rozporządzenia) akt osobowych pracownika. Dotyczy to zarówno pracowników, którzy byli zatrudnieni przed wejściem w życie zakładowych przepisów o kontroli trzeźwości, jak i nowo zatrudnionych pracowników, którzy podjęli zatrudnienie w zakładzie pracy już po wejściu w życie procedury kontrolnej.

Krok 10

Zapoznanie nowo zatrudnionych pracowników z obowiązującą już procedurą badania trzeźwości

Wszyscy nowo zatrudniani pracownicy muszą zostać zapoznani z wdrożoną w zakładzie pracy procedurą badania trzeźwości. Trzeba tego dokonać jeszcze przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Takie zapoznanie może zostać przeprowadzone poprzez fizyczne przekazanie procedury do przeczytania lub poprzez przesłanie jej pracownikowi w postaci elektronicznej.