Praca zdalna w praktyce – regulamin pracy zdalnej (wzór) i odpowiedzi na pytania Czytelników

Od 7 kwietnia 2023 r. do Kodeksu pracy zostaje wprowadzona praca zdalna. Sprawdź, czy pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z więcej niż jednego miejsca i co to oznacza, że wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący. Dowiedz się, czy kodeksową pracę zdalną mogą wykonywać zleceniobiorcy. Przeczytaj, o co pytają Czytelnicy. Pobierz regulamin pracy zdalnej 2023 wzór.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

Z komentarza eksperta dowiesz się:

  • Czy w regulaminie pracy zdalnej można zawrzeć zapis umożliwiający w wybranych działach jedynie pracę zdalną okazjonalną
  • Czy zapisy o pracy zdalnej w regulaminie pracy są konieczne
  • Jak powinien wyglądać zapis w regulaminie pracy dotyczący pracy zdalnej
  • Czy pracę zdalną okazjonalną można uregulować w osobnym regulaminie
  • Czy praca zdalna w Kodeksie pracy dotyczy zleceniobiorców
  • Czy można uzgodnić pracę zdalną, której koszty będzie ponosił wyłącznie pracownik
  • Czy ustalając w zakładzie zasady ogólne pracy zdalnej (nie okazjonalnej) można zastosować indywidualne zmiany

Pracownik będzie mógł wykonywać pracę całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Ustawa przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.

Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona:

  • przy zawieraniu umowy o pracę albo
  • w trakcie zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę; nie będzie wymagana forma pisemna).

Pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi (a nie z nim uzgodnić) pracę zdalną w szczególnych okolicznościach, tj. w okresie:

  • obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
  • w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.   

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi), dalej: zoz,
  • regulaminieustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zoz (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Zapisy o pracy zdalnej okazjonalnej w regulaminie

Pytanie: Czy w regulaminie pracy zdalnej można zawrzeć zapis umożliwiający w wybranych działach jedynie pracę zdalną okazjonalną? Polegałoby to na tym, że w całej firmie wprowadzona byłaby praca hybrydowa z wyłączeniem np. laboratorium, gdzie dopuścilibyśmy jedynie pracę zdalną okazjonalną do 24 dni w roku, ze względu na organizację pracy. Jeśli tak, to czy zgoda na pracę zdalną okazjonalną w tym dziale nie otwiera możliwości, w przypadku osób uprzywilejowanych, do ubiegania się o pracę 100% zdalną?

Odpowiedź: W regulaminie pracy zdalnej można wskazać działy, w których dopuszczalna będzie jedynie okazjonalna praca zdalna.

Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 240) wprowadza do Kodeksu pracy nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r. i zastąpią w tym zakresie regulacje ustawy covidowej.

Zgodnie z przyjętą definicją pracy zdalnej, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Ważne!

Praca zdalna będzie mogła być stosowana na podstawie porozumienia zawartego między pracodawcą a związkami zawodowymi, a w przypadku gdy nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia, pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, regulamin pracy zdalnej będzie podlegał konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W porozumieniu zawieranym ze związkami zawodowymi oraz regulaminie określa się w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Poza pracą zdalną wykonywaną na stałe lub w systemie hybrydowym, pracownik będzie mógł korzystać z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będą miały zastosowania przepisy dotyczące m.in.:

  • składania wiążących wniosków o pracę zdalną przez niektórych pracowników (np. opiekujących się dziećmi do lat 4),
  • określenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu,
  • zapewnienia materiałów i narzędzi do wykonywania pracy, ich instalacji, serwisu i konserwacji, szkoleń i pomocy technicznej, a także pokrycia kosztów pracy zdalnej.

W regulaminie pracy zdalnej pracodawca może więc określić, które grupy pracowników będą mogły wykonywać pracę w systemie hybrydowym, a w których grupach dopuszczalna będzie jedynie okazjonalna praca zdalna. Jak wskazano wyżej, w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej wyłączono przepisy umożliwiające składanie wiążących wniosków o pracę zdalną. W pozostałych przypadkach pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez:

  • pracownika rodzica dziecka niepełnosprawnego,
  • pracownicę w ciąży,
  • pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
  • pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Katarzyna Pietruszyńska-Jarosz

Podstawa prawna

  • Art. 1, 21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240).

Czy zapisy o pracy zdalnej w regulaminie pracy są konieczne

Pytanie: W naszej firmie pracą biurową zajmują się trzy osoby. Nie wyrażają chęci na pracę zdalną. Czy wobec tego trzeba w regulaminie pracy zrobić zapis o pracy zdalnej?

Odpowiedź: Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują obowiązku wydawania przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej.

Jeżeli nie będzie u danego pracodawcy przepisów zakładowych regulujących te kwestie, zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym również kwestie jej finansowania i wypłaty należności pracownikom z tytułu np. używania własnego sprzętu, zużycia energii itp., zasad kontroli pracy zdalnej, będzie można każdorazowo ustalić z każdym zdalnym pracownikiem z osobna na podstawie porozumienia dotyczącego powierzenia pracy zdalnej, albo w poleceniu pracy zdalnej – jeżeli takowe polecenie będzie mogło być w danym przypadku wydane.

Michał Culepa
prawnik, specjalista w zakresie prawa pracy

Podstawa prawna
Art. 67(20) § 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.

Praca zdalna dla pracownicy z orzeczeniem o niepełnosprawności

Pytanie: Pracownica posiada dziecko z orzeczeniem o niepełnosprawności. Na co dzień dzieckiem zajmuje się ojciec, który pobiera zasiłek. Czy w takiej sytuacji pracownica może wystąpić z wnioskiem o pracę zdalną? Czy jeżeli ojciec dziecka się rozchoruje, to pracownica będzie mogła pracować zdalnie?

Odpowiedź: Tak, od 7 kwietnia 2023 r. jest to możliwe.

Do 6 kwietnia 2023 r. obowiązujące przepisy o pracy zdalnej nie przewidują wniosków o wykonanie pracy zdalnej. Praca zdalna wykonywana jest jedynie na polecenie pracodawcy.
Od 7 kwietnia 2023 r. wniosek wiążący o przejście na pracę zdalną będzie mógł złożyć pracownik – rodzic dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności. Nie ma znaczenia, czy drugi rodzić pobiera zasiłek na to dziecko oraz czy jest on zatrudniony.

Wniosek o pracę zdalną będzie dla pracodawcy wiążący, chyba, że uwzględnienie wniosku nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownicę. Jednakże o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie obowiązany poinformować pracownicę w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Zasady powyższe będą jednak obowiązywać po 3 miesiącach od wejścia w życie nowelizacji KP.

Michał Culepa

Podstawa prawna
•  Art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.).
•  Art. 67[19] § 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), w brzmieniu określonym ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Regulamin pracy zdalnej

Pytanie: W naszej firmie mamy regulamin pracy. Jak powinien wyglądać zapis w regulaminie dotyczący pracy zdalnej?

Odpowiedź: Regulamin pracy zdalnej należy wydać jako odrębny akt zakładowy, niezależny od regulaminu pracy ogólnego, obowiązującego aktualnie u danego pracodawcy, zatem zasady pracy zdalnej nie powinny być wpisywane do ogólnego regulaminu pracy wydawanego na podstawie art. 104 i nast. Kodeksu pracy. Przy braku przedstawiciela załogi, zasady pracy zdalnej muszą być ustalane indywidualnie dla każdego pracownika zdalnego z osobna.

Przepis art. 67[20] Kodeksu pracy formułuje 3 sposoby uregulowania pracy zdalnej w danym zakładzie pracy:
1) w porozumieniu (zwartym ze związkami zawodowymi)
2) w regulaminie pracy zdalnej (ustalonym po obowiązkowych konsultacjach z przedstawicielstwem załogi, w sytuacji gdy w danym zakładzie nie funkcjonują związki zawodowe)
3) każdorazowo z poszczególnymi pracownikami kierowanymi do pracy zdalnej indywidualnie, na podstawie porozumienia z danym pracownikiem, albo na podstawie polecenia pracy zdalnej (gdy jest to dopuszczalne).

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, należy wydać odrębny regulamin pracy zdalnej. Kodeks pracy co do tego nie pozostawia wątpliwości. Jest to odrębny akt prawa zakładowego, inny niż standardowy regulamin pracy. Jego ustalenie następuje bowiem w odrębnym od regulaminu pracy (ogólnego) trybie. Z tych przepisów wynika, że w ogólnym regulaminie pracy nie należy określać zasad pracy zdalnej – nie jest on miejscem do regulowania tych kwestii, także z uwagi na inny tryb wprowadzania (prostszy niż regulamin pracy zdalnej). Oznacza to, że regulamin pracy zdalnej należy stworzyć jako nowy regulamin, nowy akt zakładowy.

Przepisy wymagają, aby przed jego wprowadzeniem, postanowienia były skonsultowane z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Przepisy kodeksowe nie regulują w ogóle kwestii dotyczących wyłaniania reprezentacji załogi w tym trybie, zatem to w danym zakładzie należy ustalić sposób wyłaniania tych przedstawicieli. Bez ich udziału nie można ustalić formalnie regulaminu pracy zdalnej. Jeżeli tacy przedstawiciele nie będą funkcjonować, zasady pracy zdalnej należy wtedy ustalać tylko indywidualnie, z każdym pracownikiem z osobna, na zasadzie porozumienia (reguła), albo w poleceniu pracy zdalnej (gdy takie polecenie może być wydane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy).

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy w sprawie pracy zdalnej, zasady wykonywania pracy zdalnej nie powinny być określane w „zwykłym” regulaminie pracy.

Jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (które są obowiązkowe).
W nowym regulaminie pracy zdalnej należy określić co najmniej grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, oraz zasady:
•     pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej,
•     ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za używanie własnego sprzętu przez pracownika,
•     porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
•     kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, warunków pracy i bhp, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych),
•     instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Michał Culepa

Podstawa prawna
Art. 67[20] § 4 i 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.; Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.

Wprowadzenie pracy zdalnej okazjonalnej krok po kroku

Pytanie: Mamy zamiar wprowadzić pracę zdalną w formie pracy okazjonalnej,. Czy prawidłowy jest schemat wprowadzenia takiej organizacji pracy:

1. Opracowujemy zasady pracy zdalnej – mimo że nie ma obowiązku opracowywania takiej regulacji, ale do celów np. ustalenia wzoru wniosku, zasad kontroli pracy w zakresie bhp i przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji itd., wprowadzimy taką regulację (jako odrębny dokument, bez wprowadzania zapisów do regulaminu pracy)

2. Ustawa wskazuje, że zasady pracy okazjonalnej można wprowadzić bez konsultacji z przedstawicielami załogi (brak związków zawodowych). Czy jest możliwe zwiększenie wymiaru limitu dni, tj. np. 48 dni w roku kalendarzowym i w tym przypadku w porozumieniu z przedstawicielami załogi lub z pracownikiem?

3. Obecnie funkcjonuje w firmie praca zdalna na podstawie przepisów covidowych. Jeżeli chcielibyśmy utrzymać jakąkolwiek pracę zdalną w organizacji pracy, to jest na to czas 2 miesięcy od dnia ogłoszenia powyższej ustawy. czyli w praktyce wprowadzamy pracę okazjonalną na podstawie przepisów ustawy z 1 grudnia 2022 r., np. od 1 czerwca 2023 r., a do 31 maja 2023 pracownicy korzystają jeszcze z pracy zdalnej na podstawie zasad pracy zdalnej, która u nas funkcjonowała na mocy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. Automatycznie zasady pracy zdalnej, które były wprowadzone na mocy specustawy, tracą wtedy moc od 1 czerwca 2023 r.

4. Jeżeli wprowadzimy pracę zdalną tylko jako okazjonalną, to przepis art. 67(19 ) – (obligujący uwzględnienie wniosku pracowników, spełniających warunki wymienione w tym paragrafie, czyli np. pracownik wychowujący dziecko do lat 4 ) nie dotyczy w takim przypadku. Jest to przepis obowiązujący tylko dla pracy zdalnej obligatoryjnej, na warunkach ogólnych. I wtedy pracownicy wymienieni w tym artykule będą mieć prawo do występowania z wnioskiem o pracę zdalną, na podstawie pracy okazjonalnej, jak wszyscy pracownicy. A więc odmowa również będzie możliwa dla takich osób.

Odpowiedź: Pracę zdalną okazjonalną można uregulować w osobnym regulaminie, pod warunkiem że będzie to regulacja w ramach przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca nie może zwiększać liczby dni pracy okazjonalnej w roku kalendarzowym, choćby nawet zgodę na takie zwiększenie wyrazili przedstawiciele załogi lub wszyscy pracownicy. W ramach pracy zdalnej okazjonalnej nie funkcjonuje wiążący wniosek o taką pracę.

Praca zdalna okazjonalna

Praca zdalna okazjonalna to praca świadczona na odległość sporadycznie, maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Do takiej okazjonalnej pracy nie stosuje się większości przepisów dotyczących regularnej pracy zdalnej (nie dotyczą jej przepisy art. 67(19)-67(24) oraz art. 67(31) § 3 kp). W praktyce oznacza to, że m.in. nie ma obowiązku ustalania regulaminu takiej pracy, pracodawca nie musi zwracać pracownikowi ponoszonych przez niego kosztów takiej pracy, nie musi również przekazywać pracownikowi rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia w związku z pracą na odległość. Trzeba natomiast:

  • określić procedury ochrony danych osobowych i zapoznać z nimi pracownika,
  • przekazać informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się,
  • opracować ocenę ryzyka zawodowego i na jej podstawie informację dla pracownika (dotyczącą zasad organizacji stanowiska pracy, bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy na stanowisku, czynności do wykonania po zakończeniu pracy oraz zasad postępowania w sytuacji awaryjnej stwarzającej zagrożenie dla zdrowia lub życia) oraz zapoznać z nią pracownika.
Ważne!

Okazjonalna praca zdalna nie wyklucza możliwości przeprowadzania przez pracodawcę kontroli, przy czym zasady kontroli w zakresie bhp, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, powinny zostać ustalone z pracownikiem.

Wprowadzenie pracy zdalnej w zakładzie pracy

Wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej nie wymaga regulaminów lub porozumień zbiorowych. Mimo to można dokonać pewnych regulacji w takiej formie (przy czym jak już wspominałam powyżej, zasady kontroli powinny być ustalane z pracownikiem, a więc ustalanie ich w zbiorowym opracowaniu nie wydaje się być prawidłowe). Co istotne, nie można zwiększyć liczbę dni pracy okazjonalnej w roku kalendarzowym ponad 24. Przekroczenie tego określonego w Kodeksie pracy limitu spowoduje, że począwszy od 25 dnia w danym roku kalendarzowym praca zdalna będzie traktowana jak praca zdalna regularna ze wszystkimi swoimi konsekwencjami, w tym m.in. obowiązkiem zwrotu kosztów.

Praca zdalna „zniknie” z ustawy antycovidowej z dniem 7 kwietnia 2023 r., a więc w momencie, gdy wejdą w życie przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Przepisy przejściowe nowelizacji Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że przepis art. 3 ustawy antycovidowej zostanie w całości uchylony w terminie 2 miesięcy od ogłoszenia wspomnianej nowelizacji w Dzienniku Ustaw (art. 15 pkt. 1 oraz art. 21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw). Dlatego też jeśli pracodawca chce płynnie przejść z jednych przepisów na drugie i zachować możliwość pracy zdalnej, powinien zawczasu przygotować się do tego momentu.

Jeśli zaś chodzi o wiążący wniosek o pracę zdalną, to dotyczy on tylko pracy zdalnej regularnej (oraz hybrydowej). Nie funkcjonuje zaś w ramach pracy okazjonalnej. A zatem pracodawca będzie mógł swobodnie ocenić sytuację i wniosek o pracę okazjonalną pochodzący np. od pracownicy w ciąży.

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Podstawa prawna

  • Art. 67(33) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).
  • Art. 1 pkt. 2, art. 15 pkt. 1, art. 21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 240).

Czy praca zdalna w Kodeksie pracy dotyczy zleceniobiorców

Pytanie: Proszę o pomoc interpretacji art. 67 (34) w Rozdziale IIc o pracy zdalnej: „Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę”. Czy według tego zapisu należy również pokrywać koszty pracy zdalnej osób na umowach B2B oraz UZ? Jeśli nie czego dokładnie dotyczy ten zapis? W jaki sposób zawrzeć informację o tym, iż pokrycie kosztów dot. tylko umowy o pracę?

Odpowiedź: Przepisów Kodeksu pracy dotyczących pracy zdalnej nie stosuje się do osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

W myśl art. 6734 kp „przepisy niniejszego rozdziału stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę”. Oznacza to, że regulacje dotyczące pracy zdalnej będą miały zastosowanie nie tylko do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także na podstawie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie będzie się ich natomiast stosować do osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w szczególności na podstawie umów cywilnoprawnych) oraz osób prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą.

Katarzyna Pietruszyńska-Jarosz

Podstawa prawna

  • Art. 1, art. 21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240).

Rozliczanie kosztów pracy zdalnej – ryczałt lub ekwiwalent

Pytanie: Czy ekwiwalent/ ryczałt jest obowiązkowy? Czy jeśli pracodawca chce udzielić pracy zdalnej na wniosek pracownika, ale go nie stać na płacenie ekwiwalentu i to by go zmuszało do odmowy pracy zdalnej, to można pomimo wszystko wyrazić taką zgodę, nie obawiając się konsekwencji, że się nie wypłaciło ekwiwalentu? Mowa oczywiście o sytuacji, gdy dochodzi do porozumienia: pracownik – pracodawca, że pracownik sam by zrezygnował z wypłaty ekwiwalentu na rzecz umożliwienia mu pracy w trybie zdalnym?

Odpowiedź: Nie można uzgodnić pracy zdalnej, której koszty będzie ponosił wyłącznie pracownik. Innymi słowy, pracodawca nie może zrzec się wypłaty ekwiwalentu bądź ryczałtu na rzecz pracownika, jeśli będzie on korzystał ze swoich zasobów np. urządzeń, sprzętów, energii itd.

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1) przy zawieraniu umowy o pracę albo

2) w trakcie zatrudnienia.

W tym drugim przypadku, uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

W określonych przypadkach praca zdalna może być też wykonywana na polecenie pracodawcy.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W porozumieniu oraz regulaminie określa się w szczególności:

  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, lub ryczałtu z powyższego tytułu

Pracodawca jest obowiązany m.in.:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu z pracownikiem, lub regulaminie.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania bhp. W tym przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia kosztów wyposażenia pracownika w odpowiednie materiały i urządzenia, albo wypłaty ekwiwalentu, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zatem, przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Ustawodawca wyraźnie w tym zakresie posługuje się sformułowaniami, że pracodawca „ma obowiązek” wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu, a co za tym idzie, nie ma możliwości rezygnacji z tego obowiązku i przerzucenia kosztów na pracownika.

Podstawa prawna

Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 240)

Maksymalny limit dni pracy zdalnej w ciągu roku

Pytanie: Czy ustalając w zakładzie zasady ogólne pracy zdalnej (nie okazjonalnej) możemy zastosować indywidualne zmiany? Przykład: ustalamy zasadę: praca zdalna to max 50 dni w roku dla grup uprawnionych w zakładzie do pracy zdalnej, czy możemy ustalić indywidualnie, że dla danego stanowiska będzie to np. 70 dni pracy zdalnej w roku.

Odpowiedź: W przypadku gdy zasady wykonywania pracy zdalnej zostaną ustalone w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie, praca zdalna powinna być stosowania zgodnie z zapisami porozumienia lub regulaminu. Modyfikacja tych zasad w drodze indywidualnych porozumień z pracownikami stawiałaby pod znakiem zapytania sam sens ich ustalania. Jeżeli więc pracodawca zamierza indywidualnie ustalać z pracownikiem liczbę dni pracy zdalnej w danym roku, to ustalając w zakładzie zasady ogólne pracy zdalnej nie powinien w tym zakresie przewidywać sztywnych limitów, które następnie miałyby nie być przestrzegane. 

Zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Katarzyna Pietruszyńska-Jarosz

Podstawa prawna

  • Art. 1, 21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240).

Jak obliczyć koszty pracy zdalnej

  • Czy ryczałt dla każdego pracownika powinien być wypłacany w tej samej wysokości
  • Czy ryczałt powinien być wypłacany w zależności od wymiaru etatu pracownika
  • Jak liczyć ryczałt przy pracy hybrydowej
  • Czy ryczałt powinien zostać obniżony za dni choroby pracownika lub dni urlopu wypoczynkowego albo innych nieobecności
  • W jakich dokumentach firmowych powinny się znaleźć zapisy o refundowaniu pracownikowi kosztów pracy zdalnej
  • Jak rozliczać koszty pracy zdalnej z ZUS i fiskusem
  • Jakie stawki należy przyjąć, jeśli pracodawca chce rozliczać się z pracownikiem nie za pomocą ryczałtu – czy w takim przypadku pracodawca może żądać prywatnych faktur od pracownika czy wystarczy jego oświadczenie
  • Czy pracownik ma prawo nie zgodzić się na wysokość ryczałtu zaproponowanego przez pracownika
  • Jakie konsekwencje poniesie pracodawca, jeśli fiskus w czasie kontroli stwierdzi, że wypłacany ryczał jest zawyżony
  • Co będzie dla pracodawcy bardziej korzystne: refundowanie rzeczywistych kosztów pracy zdalnej czy ryczałt