Sprawdź 3 zmiany w umowach na okres próbny od 26 kwietnia 2023 r.

Zasadniczo umowę na okres próbny można zawrzeć tylko raz między tym samym pracownikiem a tym samym pracodawcą – i to na początku zatrudnienia. Jeśli więc nie zawarto jej na początku współpracy, to zasadniczo nie można już zawrzeć jej później. Może ona natomiast poprzedzać zarówno umowę na czas określony (w tym na zastępstwo), jak i na czas nieokreślony.

Jest jednak przypadek, gdy te same strony mogą ponownie zawrzeć umowę na okres próbny. Chodzi o sytuację, gdy chcemy zatrudnić pracownika do pracy innego rodzaju niż ta, którą wykonywał dotychczas. Ten wyjątek obowiązywał już przed wejściem w życie nowelizacji – i obecnie nadal pozostaje w mocy.

Jednak przed wejściem w życie nowelizacji był jeszcze drugi wyjątek, gdy można było ponownie zawrzeć umowę na okres próbny. Mianowicie, było to możliwe także w przypadku ponownego zatrudnienia nawet do pracy tego samego rodzaju – ale po ponad 3-letniej przerwie w zatrudnieniu u tego konkretnego pracodawcy. Jednak po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy ten drugi wyjątek nie może już być stosowany,

Umowa na okres próbny nadal będzie mogła być zawierana na maksymalnie 3 miesiące. Jednak nowelizacja wprowadza zasadę, że w przypadku, gdy po umowie na okres próbny mamy zamiar zawrzeć krótką umowę na czas określony, długość okresu próbnego będzie musiała być skrócona: do 1 lub 2 miesięcy.

W przypadku,gdy po umowie na okres próbny mamy zamiar zawrzeć umowę na czas określony, trzeba będzie już w umowie na okres próbny wskazać, jaka będzie przewidywana długość późniejszej umowy terminowej.

Poza tym, wskazane w tabeli skrócone maksymalne okresy trwania umowy na okres próbny (czyli 1-miesięczny i 2-miesięczny) mogą być wydłużone o dodatkowy miesiąc – jeśli strony tak zapiszą w umowie o pracę – i to tylko w przypadku, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy. Czyli przykładowo, jeśli rodzaj pracy uzasadnia 2-miesięczny próbny, a strony mogą zasadniczo zawrzeć tylko umowę na 1-miesięczny okres próbny (bo potem chcą zawrzeć umowę na 3-miesięczny czas określony), to mogą zapisać, że ze względu na rodzaj pracy umowa na okres próbny będzie trwała 2 miesiące. Wydaje się, że w umowie wystarczy wskazać, że „ze względu na rodzaj pracy”.

Strony będą mogły przewidzieć w umowie o pracę na okres próbny, że umowa zostanie przedłużona o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności. Czyli będzie to działało w ten sposób:

• jeśli strony nie zamieszczą takiego zapisu w umowie – ta nie przedłuży się bez względu na ewentualne nieobecności pracownika,
• jeśli jednak strony zamieszczą taki zapis w umowie, a wystąpi usprawiedliwiona nieobecność, to umowa przedłuży się automatycznie o tyle dni, ile objęła ta nieobecność; przy czym to przedłużenie nastąpi z mocy samego zapisu pierwotnie zawartej umowy – czyli nie będzie wymagało np. dodatkowego aneksu do umowy o pracę.

W przypadku umów na czas określony obowiązują dwa limity:

• limit maksymalnie 3 takich umów i
• limit maksymalnie 33 miesięcy ich łącznego trwania.

Naruszenie któregokolwiek z tych limitów oznacza automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. Jednak oba te limity nie obejmują umowy na okres próbny. Oznacza to, że po umowie na okres próbny strony mogą zawrzeć jeszcze 3 umowy na czas określony obejmujące łącznie (ale oczywiście bez umowy próbnej) 33 miesiące. To sprawia, że umowa na okres próbny jest tym bardziej atrakcyjna dla wielu pracodawców – jako że w praktyce pozwala wydłużyć okres zatrudnienia terminowego.

Umowa na okres próbny ma swoje własne okresy wypowiedzenia. Inaczej niż w przypadku umowy na czas określony lub nieokreślony, okresy wypowiedzenia przy umowach na okres próbny nie zależą od zakładowego stażu pracy, lecz od okresu, na jaki zawarto umowę – i wynoszą:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W tym zakresie nowelizacja Kodeksu pracy nie przewiduje zmian.

W przypadku umów na okres próbny nadal zasadniczo nie będzie obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia umowy. Po zmianach w Kodeksie pracy taką przyczynę trzeba będzie podawać gdy pracodawca wypowiada umowę na czas określony lub na czas nieokreślony. Jednak w wyjątkowych przypadkach – gdy pracownik o to zawnioskuje – trzeba będzie także:

• podać przyczynę wypowiedzenia umowy na okres próbny albo
• podać przyczynę, dla której nie zawarto z pracownikiem nowej umowy po zakończeniu umowy na okres próbny.

Będzie tak w przypadku, gdy pracownik skorzystał z jednego z nowych uprawnień przewidzianych nowelizacją Kodeksu pracy (np. domagał się od pracodawcy wliczania szkoleń nakazanych do czasu pracy) – a pracodawca po tym wypowiedział mu umowę lub nie zawarł z nim kolejnej umowy po zakończeniu umowy na okres próbny. W takich przypadkach pracownik będzie mógł zażądać od pracodawcy, aby ten podał mu na piśmie przyczynę wypowiedzenia umowy na okres próbny albo przyczynę wskazującą, dlaczego nie zawarto kolejnej umowy. Przy czym – oczywiście – bez wniosku pracownika nadal nie będzie trzeba podawać tych przyczyn.

Pracodawca po zmianach nadal nie ma – tak jak i dotychczas nie miał – obowiązku zawierania po okresie próbnym kolejnej umowy o pracę. Jeśli więc taka umowa się kończy i nie zawarto kolejnej, to znaczy, że strony kończą współpracę.

Dotyczy to także osób będących w okresie ochronnym, np. w wieku przedemerytalnym, którym nie trzeba dawać kolejnej umowy po zakończeniu poprzedniej.

Co innego w przypadku, gdybyśmy chcieli wcześniej wypowiedzieć umowę. Jeśli bowiem pracownik podlega ochronie przed wypowiedzenie np. jest w wieku przedemerytalnym czy na urlopie rodzicielskim, nie można wypowiedzieć mu umowy. I to dotyczy także umów na okres próbny (którym wprawdzie nie trzeba zasadniczo uzasadniać wypowiedzenia, ale szczególna ochrona przed wypowiedzeniem działa także w ich przypadku). Natomiast nie ma przeszkód, aby umowę próbną rozwiązać:

• za porozumieniem stron (zawsze i z dowolnym terminem – ale pod warunkiem że pracownik się zgodzi) albo
• bez wypowiedzenia z art. 52 kp (dyscyplinarnie) – ale tylko w przypadkach, które uzasadniają takie rozwiązanie umowy, wskazanych w tym przepisie.

Nowelizacja nie zmienia zasady dotyczącej przedłużania umowy na okres próbny do dnia porodu. Mianowicie, jeśli umowę próbną zawarto na okres dłuższy niż 1 miesiąc i miałaby się zakończyć po upływie 3 miesiąca ciąży, ulega automatycznemu przedłużeniu do dnia porodu. Skutek ten następuje z mocy prawa, a więc niezależnie od woli i działania strony – czyli bez podpisywania aneksu wydłużającego umowę.

Przedłużenie umowy do dnia porodu nie dotyczy:

• umów na zastępstwo nieobecnego pracownika (niezależnie od długości trwania) oraz
• umów na okres próbny nieprzekraczających 1 miesiąca.

Jeśli więc umowę na okres próbny zawarto na 2 tygodnie lub na 1 miesiąc, nie przedłuża się do dnia porodu. Jeśli jednak podpisano ją np. na 2 lub 3 miesiące, wówczas przedłuży się automatycznie, czyli bez aneksu. Będzie to oficjalnie nadal umowa na okres próbny i tak też opisuje się ją w świadectwie pracy, a tylko dodaje się informację o przedłużeniu umowy na mocy art. 177 § 3 kp.

Nie zmienia to jednak faktu, że pracownica w ciąży jest zawsze chroniona przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Dotyczy to także krótkiej umowy na okres próbny, która co prawda nie ulega przedłużeniu, ale też nie można jej wypowiedzieć przed terminem. Przed terminem końcowym obowiązywania takiej umowy można ją rozwiązać tylko za porozumieniem stron (czyli gdy pracownica wyrazi zgodę).

W czasie okresu próbnego pracownicy raczej rzadko korzystają z urlopów wypoczynkowych. A zatem urlop nabyty w trakcie obowiązywania umowy na okres próbny jest najczęściej wykorzystywany w trakcie kolejnej umowy (kolejnych umów).

Należy jednak pamiętać, że urlop wypoczynkowy nigdy nie przechodzi na kolejną umowę o pracę automatycznie. Zasadą jest bowiem wykorzystanie urlopu w naturze, w trakcie umowy, za którą przysługuje. Jeśli zaś kończy się umowa, za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy zapłacić ekwiwalent pieniężny – nawet jeśli strony natychmiast zawierają kolejną umowę.

Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość przeniesienia urlopu na kolejną umowę o pracę na mocy porozumienia stron. Wówczas za niewykorzystany urlop z poprzedniej umowy nie trzeba płacić ekwiwalentu. Ale tylko wtedy, gdy spełnione są 2 warunki:

• porozumienie wyraża zgodę obu stron stosunku pracy i
• zostało zawarte przed zakończeniem poprzedniej umowy o pracę.

Często dopuszcza się dorozumiane formy zawarcia takiego porozumienia, np. wniosek urlopowy pracownika i jego akceptacja przez pracodawcę. Mamy tu bowiem do czynienia ze zgodą obu stron stosunku pracy. Zawsze jednak powinno być to jakieś czynne zachowanie obu stron mające na celu przeniesienie urlopu. Jeśli bowiem pracodawca sam przenosi urlop, a pracownik milczy (nie protestuje ale i nie wyraża zgody), trudno mówić o porozumieniu, które – jak sama nazwa wskazuje – musi być dwustronne. Tymczasem jeśli pracownik (lub pracodawca) nie zgadza się na przeniesienie urlopu, nie wolno go przenieść i trzeba płacić ekwiwalent.

Aby jednak nie było wątpliwości, radzimy, aby na koniec każdej z umów podpisywać wyraźne porozumienie przenoszące urlop. Można sobie przygotować stosowny druk i wpisywać tylko dane pracownika i datę kończącej się umowy (patrz wzór). Porozumienie o przeniesieniu urlopu może być też jednym z punktów nowej umowy o pracę – jeśli strony zawierają ją jeszcze w czasie trwania poprzedniej umowy. Umowa jest bowiem dwustronna – wymaga zgody obu stron. Nie można zaś np. przenosić urlopu na mocy samego wpisania tego faktu w świadectwie pracy, czy na mocy jednostronnego pisma pracodawcy. Są to bowiem jednostronne dokumenty pracodawcy, nawet jeśli pracownik kwituje ich odbiór.

Co należy wskazać w przypadku umowy na okres próbny

Strony stosunku pracy mają obowiązek ustalić w łączącej ich umowie rodzaj pracy, jaka będzie wykonywana przez pracownika na rzecz pracodawcy.

Może być on wskazany przez określenie:

• wykonywanego przez pracownika zawodu lub specjalności (prawnik, księgowa),
• stanowiska (asystentka dyrektora) lub pełnionej funkcji (dyrektor Działu Prawnego) czy też
• rodzaju czynności, które będzie wykonywał pracownik na swoim stanowisku (np. przyjmowanie zamówień od klientów lub obsługa infolinii).

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 20 września 1977 r. (sygn. akt I PR 67/77). Zgodnie z nim dla skutecznego zawarcia umowy o pracę trzeba określić rodzaj pracy oraz wynagrodzenie odpowiadające tej pracy.

Skoro umowa na okres próbny jest zawierana w celu sprawdzenia pracownika przy pracy, którą ma docelowo wykonywać (na podstawie kolejnych umów), to najczęściej rodzaj pracy lub stanowisko pracownika zawierającego umowę na okres próbny są takie same jak te, które pracownik ma mieć na kolejnych umowach. Jednak nie zawsze tak musi być. Zdarza się, że po okresie próbnym pracownik otrzymuje dodatkowe zadania do wykonywania lub stanowisko o innej nazwie (np. w ramach okresu próbnego „kontroler jakości”, na kolejnej umowie np. na czas nieokreślony – „technolog jakości”). Jest to dopuszczalne.

Jeśli po okresie próbnym okazuje się, że pracownik ma być jednak zatrudniony do pracy zupełnie innego rodzaju niż pierwotnie zakładano, można ponownie zawrzeć z nim umowę na okres próbny – do wykonywania tego zmienionego rodzaju pracy. Ważne jest jednak, aby wynikało to z rzeczywistej potrzeby zmiany rodzaju pracy, który pierwotnie był planowany jako zupełnie inny. Chodzi bowiem o to, aby nie ryzykować zarzutu obejścia przepisów (np. w celu wydłużenia zatrudnienia na czas określony, by jak najdłużej nie „wchodzić” w limit 33 miesięcy zatrudnienia terminowego – co umożliwia umowa na okres próbny).

Umowa o pracę na okres próbny (jak każda inna umowa o pracę) musi określać miejsce lub miejsca wykonywania pracy przez pracownika (art. 29 § 1 pkt 2 kp). Możliwość wskazania więcej niż jednego miejsca pracy wyraźnie podkreśliła właśnie nowelizacja kodeksu pracy z 2023 roku (choć już wcześniej takie przypadki były dopuszczane w praktyce).

W myśl wyroku Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85) przy określaniu miejsca pracy strony mają dużą swobodę. Miejsce to może być bowiem stałe lub zmienne, z tym że owa zmienność powinna wynikać z charakteru (rodzaju) świadczonej pracy.  Pod pojęciem „miejsca pracy” rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy.

Dopuszczalne jest więc, aby miejsce świadczenia pracy było określone jako jedna jednostka lub kilka jednostek podziału administracyjnego kraju. Możliwe jest to jednak, pod warunkiem że praca na tak określonym obszarze jest faktycznie wykonywana przez pracowników (np. przedstawicieli handlowych). Pracodawca nie może określić jako miejsca pracy obszaru, na którym pracownik nie będzie wykonywał pracy lub będzie ją wykonywał incydentalnie, np. zastępując innego pracownika. Zbyt szerokie określenie miejsca pracy może być uznane przez organy kontrolujące za próbę obejścia przepisów o wynagradzaniu za podróże służbowe. Nie należy więc wpisywać jako miejsca świadczenia pracy terenu całej Polski. Wówczas z góry wyklucza się bowiem możliwość wypłacenia pracownikowi diet z tytułu podróży służbowych na terenie kraju (choć jest to kwestia dyskusyjna).

Pracodawca określając miejsce świadczenia pracy w umowie o pracę, może to uczynić przez wskazanie:

• ·     dokładnego adresu lub kilku adresów, pod którymi pracownik będzie świadczył pracę (np. Warszawa, ul. Jasna 5), lub też
• ·     pewnego obszaru w sensie geograficznym, np. gminy (np. obszar gminy Bodzechów), powiatu (np. obszar powiatu Ostrowca Świętokrzyskiego) lub województwa (np. obszar województwa mazowieckiego).

Określenie miejsca pracy jako obszaru geograficznego jest możliwe, pod warunkiem że jest uzasadnione charakterem wykonywanej pracy.

W każdej umowie o pracę należy zawrzeć postanowienia dotyczące wynagrodzenia za pracę (odpowiadającego rodzajowi pracy), ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Trzeba więc podać wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz pozostałych składników wynagrodzenia (premie, dodatki), które będzie otrzymywał pracownik za wykonywaną pracę.

Wynagrodzenie powinno odpowiadać w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, jak również ilości i jakości świadczonej pracy. Wysokość wynagrodzenia może wiązać się m.in. z doświadczeniem zawodowym pracownika (także z doświadczeniem na danym, konkretnym stanowisku). Dlatego na ogół nie ma przeszkód, aby osoba zatrudniona na okres próbny (czyli rozpoczynająca dopiero współpracę z danym pracodawcą) otrzymywała wynagrodzenie niższe niż to, które będzie jej przysługiwało w trakcie kolejnej umowy o pracę, gdy uzyska już pewne doświadczenie. Kryterium stażu pracy (także zakładowego) i związanego z tym doświadczenia jest bowiem legalnym kryterium różnicowania wynagrodzeń. Trzeba jednak brać pod uwagę także inne kryteria (np. osoba o wysokich kwalifikacjach i dużym doświadczeniu przy danej pracy nabytym w czasie zatrudnienia w poprzednim zakładzie może otrzymywać stosunkowo wysokie wynagrodzenie już w ramach okresu próbnego).

Nie ma też przeszkód, aby wynagrodzenie w czasie umowy na okres próbny było identyczne z tym, jakie pracownik będzie otrzymywał w czasie wykonywania kolejnej umowy o pracę. Wszystko zależy od polityki płacowej pracodawcy. Jeśli ta wiąże się z legalnymi kryteriami różnicowania wynagrodzeń (np. staż, doświadczenie, przydatność zawodowa itd.), to oba wyżej prezentowane rozwiązania są dopuszczalne.

Wysokość wynagrodzenia zależy w zasadzie jedynie od woli stron oraz wymiaru etatu, w jakim będzie pracował pracownik (choć nie może zejść poniżej ustawowej płacy minimalnej).