Instytucje kultury – najczęstsze błędy popełniane w czasie inwentaryzacji

Nieprawidłowości, jakie pojawiają się w związku z inwentaryzacją, można podzielić na błędy dotyczące:

• ogólnego przebiegu inwentaryzacji,
• dokumentacji,
• przebiegów spisów,
• przebiegów potwierdzeń salda,
• przeprowadzania weryfikacji,
• rozliczenia inwentaryzacji.

Chociaż ustawa o rachunkowości reguluje podstawowe kwestie, niestety zdarzają się błędy polegające na:

• niezachowaniu ustawowych terminów inwentaryzacji;
• rezygnacji z przeszkolenia osób powołanych do dokonania czynności inwentaryzacyjnych – wzrasta wtedy ryzyko błędów inwentaryzacyjnych;
• zbyt łagodnym traktowaniu groźnych dla jednostki i niczym nieusprawiedliwionych naruszeń prawa i mienia oraz rożnych fałszerstw i malwersacji;
• rozciąganiu w czasie prac inwentaryzacyjnych i nieuzasadnione przerywanie tych prac na wiele dni lub tygodni.

Przesunięcia terminów inwentaryzacji mogą dotyczyć wyłącznie inwentaryzacji przeprowadzanych drogą spisu z natury i potwierdzenia salda (art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 uor). Oznacza to, iż nie można przesuwać, tj. przeprowadzać na inny dzień niż koniec roku obrotowego inwentaryzacji pasywów aktywów drogą weryfikacji.

Do najczęściej stwierdzanych błędów w zakresie dokumentacji zaliczymy:

• brak stosownych wewnętrznych regulacji normujących zasady przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – zbyt ogólne instrukcje albo w ogóle ich brak powodują, że często w trakcie inwentaryzacji osoby ją przeprowadzające nie wiedzą, w jaki sposób należy postąpić, i skazane są na „twórczą” inwencję. To z kolei powoduje narastanie nieprawidłowości w innych obszarach. Co ważne, brak tych instrukcji jest naruszeniem art. 10 uor, jednostka bowiem powinna mieć dokumentację w zakresie polityki rachunkowości, a inwentaryzacja jest częścią rachunkowości;
• brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – nieprzeprowadzanie lub niewystarczające kontrole powodują
• nawarstwienie się błędów i powielanie złych zachowań w kolejnych okresach;
• nietraktowanie arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania – takie postępowanie niesie ryzyko, że nie wszystkie pozycje spisane na arkuszach zostaną uwzględnione przy rozliczaniu inwentaryzacji,
• podczas spisu z natury metodą czytnikową – niesporządzanie zestawienia
• składników, które nie posiadają kodu kreskowego, wówczas spis może okazać się niekompletny,
• brak ustaleń dotyczących zwiększenia lub zmniejszenia składników aktywów od dnia spisu z natury do dnia bilansowego,
• dokumentowanie inwentaryzacji niezgodnie z formalnie przyjętymi zasadami (np. stosowanie innych wzorów druków niż przewidziane w instrukcji, która powinna być wdrożona do stosowania zarządzeniem),
• brak dokumentu dotyczącego wyników inwentaryzacji (np. protokołu różnic inwentaryzacyjnych) zatwierdzonego przez dyrektora.

Wiążą się one zarówno z przebiegiem spisu, jak i wypełnianiem dokumentacji spisowej. Najczęstsze nieprawidłowości w tym zakresie:

• niewłaściwy podział inwentaryzowanych składników na rejony czy tzw. pola spisowe;
• ustalanie stanu zapasów (objętych ewidencją ilościowo-wartościową) w ciągu 2 lat oraz ustalanie stanu środków trwałych w ciągu 4 lat bez określenia, jaki obszar jednostki jest traktowany jako teren strzeżony;
• powoływanie do prac inwentaryzacyjnych osób niekompetentnych – dotyczy to zwłaszcza osób pracujących w komisji inwentaryzacyjnej, zespołach spisowych, a także kontrolerów spisowych itp.;
• dokonywanie spisów bez udziału osób odpowiedzialnych materialnie albo bez udziału zespołów spisowych;
• rezygnacja z pobrania od osób odpowiedzialnych materialnie stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych, chodzi o określenie odpowiedzialności materialnej;
• dopuszczenie do niepotrzebnego i nieuzasadnionego obrotu składnikami majątkowymi w czasie ich inwentaryzacji;
• dokonywanie tak zwanych pożyczek między polami spisowymi na czas inwentaryzacji;
• dokonywanie spisów z ewidencji zamiast z natury;
• nieinwentaryzowanie aktywów obcych;
• niewłaściwe sporządzanie arkuszy spisowych i wadliwe wprowadzanie do nich korekt i poprawek;
• rezygnacja ze spisania na odrębnych arkuszach spisowych artykułów obcych, zniszczonych, uszkodzonych itp.;
• niedokonywanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników;
• wystawianie fikcyjnych dokumentów lub fałszowanie danych w arkuszach spisowych w celu ukrycia różnic inwentaryzacyjnych;
• arkusze spisowe nie zawierają określenia miejsca przechowywania spisywanych składników majątku, daty, na jaką przeprowadza się inwentaryzację, symbolu identyfikacyjnego składników majątku (numeru inwentarzowego), a jedynie
• oznaczenie wg klasyfikacji środków trwałych, imion i nazwisk oraz podpisów osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników;
• arkusze spisu z natury sporządzane są w jednym egzemplarzu, który znajduje się w księgowości, kopii nie otrzymywała osoba materialnie odpowiedzialna, na jednym arkuszu spisywano środki trwałe powierzone rożnym osobom;
• zaniechanie kontroli spisów. Funkcję kontrolera spisowego może pełnić przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczony przez niego członek komisji. Zadaniem kontrolera spisowego jest czuwanie nad poprawnością i rzetelnością spisu przez sprawdzenie przestrzegania procedur spisowych, w tym zasad sporządzania dokumentów spisowych, sposobu dokonywania pomiaru składników zapasów, niezapowiedziany udział w wybranych czynnościach spisowych, wyrywkowe powtórzenie.

Wiążą się one często z:

• niewysyłaniem prośb o potwierdzenie salda do kontrahentów. Trzeba je wysyłać także do kontrahentów, z którymi salda są niewielkie;
• czekaniem na potwierdzenie salda. Warto od razu skontaktować się z kontrahentem, ewentualnie podjąć decyzję o zweryfikowaniu należności inną metodą.

Jako nieprawidłowość należy wskazać też niepoinformowanie o wynikach spisu aktywów obcych podmiotów, do których one należą, np. jeżeli galeria ma wypożyczone obrazy, musi poinformować właściciela tych obrazów o wynikach spisu z natury. Z drugiej strony – nieuzyskiwanie od innych podmiotów potwierdzenia stanu własnych składników aktywów powierzonych tym podmiotom.

Inwentaryzacja przeprowadzana drogą weryfikacji obejmuje największy zakres aktywów i pasywów. Wprawdzie przeprowadzana jest z reguły przez osoby kompetentne – pracowników działów finansowo-księgowych, ale tu też zdarzają się niedociągnięcia, takie jak:

• nieprzeprowadzanie inwentaryzacji na 31 grudnia tylko na inny dzień, często następnego roku;
• brak inwentaryzacji należności spornych i wątpliwych w drodze porównania
• danych z odpowiednimi dokumentami, np. umowami, fakturami, dowodami wpłat, pismami kontrahentów, wezwaniami do zapłaty, pozwami itp.,
• nieprzeprowadzanie inwentaryzacji w ogole w odniesieniu do niektórych składników, w szczególności dotyczy to braku inwentaryzacji gruntów i innych nieruchomości,
• brak protokołów weryfikacji aktywów i pasywów.

• nieujawnienie nadwyżek;
• błędna wycena inwentaryzowanych składników – nieprzeprowadzana zgodnie z zasadami wyceny obowiązującymi w jednostce;
• błędne ujmowanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych, niezgodne kwoty i konta;
• pomijanie wyceny niektórych składników. Przedmiotem wyceny jest każdy składnik zapasów będący własnością jednostki. Należy uważać, iż jeżeli ten sam asortyment zapasów figuruje w kilku pozycjach jednego arkusza lub w rożnych
• arkuszach spisowych ze względu na jego składowanie w rożnych miejscach jednego lub na kilku polach spisowych, wówczas dotyczące go dane sumuje się i przenosi do zestawienia zbiorczego z podaniem numerów arkuszy i pozycji, z których je przeniesiono;
• niestaranna i powierzchowna weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych – opieranie się często wyłącznie na wyjaśnieniach osób materialnie odpowiedzialnych, w interesie których jest wykazanie, iż niedobory były niezawinione;
• niewłaściwe kompensaty niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach sobie podobnych.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada dyrektor instytucji kultury nawet wtedy, gdy powierzył innej osobie określone obowiązki w zakresie rachunkowości (art. 4 ust. 3 pkt 3 i ust. 5 uor). Nie oznacza to jednak wyłączenia odpowiedzialności innych osób za zaniechanie bądź nieprawidłowe wykonanie czynności związanych z przygotowaniem, przeprowadzeniem oraz rozliczeniem inwentaryzacji.

Dyrektor instytucji kultury, będąc kierownikiem jednostki, najczęściej nie uczestniczy w czynnościach inwentaryzacyjnych. Do jego obowiązków należy:

• wydanie przepisów wewnętrznych regulujących inwentaryzację (instrukcja inwentaryzacyjna),
• wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i ewentualnie zespołów spisowych, podejmowanie
• bieżących decyzji zapewniających prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji,
• zatwierdzenie dokumentacji z przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji.

Inne czynności (np. przygotowanie arkuszy spisowych, przeprowadzenie spisu z natury) związane z inwentaryzacją dyrektor instytucji kultury najczęściej powierza innym pracownikom.