Niezależnie od tego, czy pracodawca zamierza wprowadzić grupową pracę zdalną (na podstawie porozumienia ze związkami zawodowymi lub na podstawie regulaminu), czy też będzie akceptował taką pracę tylko na podstawie indywidualnych wniosków pracowników, powinien w pierwszej kolejności ustalić – w trybie przewidzianym dla poszczególnych „odmian” pracy zdalnej (tj. odpowiednio w regulaminie, porozumieniu, poleceniu pracy zdalnej czy w porozumieniu zawartym z pracownikiem) kilka kwestii wskazanych w tabeli?
Jak udokumentować pracę zdalną
Zasady pracy zdalnej możemy uregulować w dokumentach zbiorowych – tzn. w porozumieniu ze związkami dotyczącym stosowania pracy zdalnej albo w regulaminie pracy zdalnej. Jeśli jednak nie mamy takich zbiorowych regulacji, zasady te możemy uregulować w indywidualnych porozumieniach z pracownikami dotyczących pracy zdanej lub w indywidualnych poleceniach pracy zdalnej (wydawanych pracownikom w tych przypadkach, gdy przepisy pozwalają wydać takie polecenie).
Na mocy polecenia pracodawcy
Pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi pracę zdalną w przypadku:
- obowiązywania stanu nadzwyczajnego (czyli stanu wojennego, wyjątkowego lub stanu klęski żywiołowej), a także stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz 3 miesiące po ich odwołaniu,
- czasowej niemożności zapewnienia przez pracodawcę bhp w dotychczasowym miejscu pracy pracownika z powodu działania siły wyższej (np. pożar w zakładzie pracy i okres konieczny do uporządkowania zakładu pracy, jego zabezpieczenia i koniecznych napraw).
Aby jednak pracodawca mógł polecić w tych sytuacjach pracę zdalną, pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia przez pracodawcę oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej (w formie papierowej lub elektronicznej). Oznacza to, że w praktyce pracownik może zablokować wydanie takiego polecenia.
Ważne!
Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej 1-dniowym uprzedzeniem. Pracownik też może oświadczyć, że zmieniły się warunki pracy, i tym samym zmusić pracodawcę do cofnięcia polecenia.
Regularna praca zdalna zainicjowana na wiążący wniosek pracownika
Pracodawca będzie musiał zasadniczo zgodzić się na pracę zdalną, jeśli wnioskuje o nią osoba:
- w ciąży
- wychowująca dziecko do 4. roku życia (w przyszłości być może: do 8. roku życia),
- sprawująca opiekę nad innym niepełnosprawnym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą niepełnosprawną pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym
- będąca rodzicem dziecka niepełnosprawnego,
- będąca rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie z art. 4 ust. 3 ustawy „za życiem”,
- będąca rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania
rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Pracodawca będzie mógł w takich przypadkach odmówić pracy zdalnej tylko wyjątkowo – gdy nie będzie ona możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Pracownik będzie mógł w tym przypadku zażądać cofnięcia pracy zdalnej na podobnych zasadach jak w przypadku zwykłej pracy zdalnej. Natomiast pracodawca zasadniczo w tym przypadku nie może zażądać cofnięcia pracownika do pracy stacjonarnej – chyba że zmieniły się okoliczności i po zmianie nie jest już możliwe wykonywanie pracy zdalnej (ze względu na rodzaj lub organizację pracy).
Okazjonalna praca zdalna
Pracownik będzie mógł wnioskować o pracę zdalną okazjonalną (sporadyczną, np. w razie potrzeby) – do 24 dni w roku kalendarzowym (pracodawca nie będzie musiał wyrażać zgody). Praca zdalna okazjonalna będzie bardziej wygodna dla pracodawcy, gdyż wówczas – w przeciwieństwie do regularnej pracy zdalnej nie będzie musiał:
- zwracać pracownikowi kosztów pracy zdalnej (np. prądu, Internetu itp.) – chyba że zechce zwrócić je dobrowolnie,
- zapewniać materiałów i narzędzi (urządzeń) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz konserwacji tych urządzeń,
- zapewniać pracownikowi szkoleń, pomocy technicznej czy przekazywać dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia.
| Co trzeba ustalić w regulaminie, porozumieniu zbiorowym lub indywidualnym albo poleceniu | Wskazówki dla pracodawcy |
| 1. Z jakich narzędzi mają korzystać pracownicy podczas pracy zdalnej (np. komputer, telefon, drukarka, itp.) i kto te narzędzia zapewni (zapewni je pracodawca czy pracownik będzie korzystał z własnych) | Jeśli podczas pracy zdalnej pracownik ma korzystać z własnych narzędzi pracy, to w jaki sposób ustalany będzie ekwiwalent pieniężny za ich używanie; trzeba także ustalić, z jaką częstotliwością i w jakim terminie ma być pracownikowi wypłacany. Jeśli zaś narzędzia pracy mają być firmowe, pracodawca może także (choć nie musi) przygotować dokumenty dotyczące powierzenia mienia danemu pracownikowi (odpowiedzialność za mienie indywidualnie powierzone, np. umowa o powierzeniu komputera określająca m.in. zasady przechowywania i zabezpieczania komputera) |
| 2. Kto zapewni pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i aktualizację oprogramowania | Jeśli zapewnia je pracodawca, należy ustalić, kto jest za to odpowiedzialny (np. dział IT, z kim pracownik ma się kontaktować w sprawie awarii sprzętu), jak często prowadzony będzie serwisi konserwacja narzędzi pracy i gdzie będzie się odbywać (np. w domu pracownika czy w firmie). Jeśli zaś obowiązek ten ma zrealizować pracownik, trzeba ustalić zasady pokrywania kosztów takich usług (np. faktura wystawiona na firmę) |
| 3. Jakie będą zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej | Czy będzie to rozliczenie według kosztów faktycznie przez pracownik poniesionych, czy w formie ryczałtu uwzględniającego przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej |
| 4. Jakie inne koszty związane bezpośrednio z pracą zdalną poza energią elektryczną i usługami telekomunikacyjnymi pracodawca będzie pracownikowi pokrywał | Nie jest to obowiązkowe, ale zatrudniający może ustalić, że będzie np. dokładał się do kosztów wody czy ogrzewania pomieszczenia, w którym pracownik ma świadczyć pracę i w jakiej formie będzie to robił – zwrot kosztów czy ryczałt |
| 5. Jakie będą zasady kontroli przeprowadzanej w miejscu pracy zdalnej | Dotyczy to kontroli bhp, wykonywania pracy zdalnej, oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Warto wówczas ustalić, czy będą to kontrole ciche przeprowadzane na odległość, czy też kontrole będą się odbywały w miejscu wykonywania pracy zdalnej |
| 6. Jakie będą zasady kontaktu z pracodawcą i z pozostałymi pracownikami oraz jaki będzie sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy | Bazując na strukturze organizacyjnej zakładu pracy, należy ustalić kto jest bezpośrednim przełożonym pracownika pracującego na odległość i jak pracownik ma się z nim porozumiewać (np. telefonicznie, emailowo itp.), dotyczy to także kontaktu z pracodawcą (lub osobą przez niego wyznaczoną) oraz z pozostałymi pracownikami pracującymi zdalnie lub stacjonarnie. Warto przygotować np. zestawienie firmowych telefonów, adresów e-mail czy nazw stosowanych na firmowym chacie i przekazać je każdemu zatrudnionemu, aby w razie potrzeby można było skontaktować się z każdym pracownikiem |
Trzeba przygotować dodatkowe dokumenty
Dodatkowo – poza uregulowaniem zasad pracy zdalnej (tzn. poza porozumieniem zbiorowym lub indywidualnym, regulaminem lub poleceniem) – trzeba przygotować kilka innych dokumentów.
| Co trzeba dodatkowo przygotować | Wskazówki dla dyrektora instytucji kultury |
| 1. Rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia (dla osób, które zostały zatrudnione „do pracy zdalnej”) lub aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia (dla osób, które „przechodzą” na pracę zdalną) | Informacja powinna zawierać: określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, wskazanie pracodawcy lub osoby działającej w imieniu pracodawcy, która jest odpowiedzialna za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej; dodatkowo w przypadku pracodawców, którzy nie mają obowiązku ustalania regulaminu pracy, należy wskazać lub zaktualizować informacje o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy |
| 2. Ocenę ryzyka zawodowego pracy zdalnej i jej wpływu na zdrowie | Taką ocenę trzeba udokumentować i zapoznać z nią pracowników, którzy mają rozpocząć pracę zdalną na podstawie nowych przepisów Kodeksu pracy |
| 3. Informację o wynikach oceny ryzyka zawodowego pracy zdalnej | Na podstawie wyników oceny ryzyka należy przygotować informację dla pracownika i zapoznać go z nią. Taka informacja powinna zawierać zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego |
| 4. Oświadczenia związane z pracą zdalną (można przygotować gotowe do wypełnienia wzory, aby niczego nie przeoczyć) | Dotyczy to oświadczenia o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym oraz informacją opracowaną na podstawie wyników tej oceny oraz o tym, że stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. To ostatnie oświadczenie może być np. częścią wniosku o pacę zdalną. Oba oświadczenia mogą być w postaci papierowej lub elektronicznej i muszą zostać przez pracownika złożone przed dopuszczeniem go do pracy zdalnej |
| 5. Procedury ochrony danych osobowych | Trzeba także zapoznać pracowników z tymi procedurami, a jeśli to konieczne – zorganizować szkolenie z tego zakresu. Procedury mogą być np. częścią porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, choć równie dobrze mogą stanowić odrębny dokument |
| 6. Aktualizację przepisów o równym traktowaniu pracowników | W praktyce trzeba uzupełnić przepisy o dyskryminacji o zakaz nierównego traktowania osób pracujących na odległość, których tekst pracodawca udostępnia pracownikom w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 941 kp). Taką informację trzeba uzupełnić o zapisy wynikające z nowelizacji kp dotyczące zakazu dyskryminacji pracowników zdalnych oraz pracowników, którzy odmówili wykonywania pracy na odległość |
Pomocne, choć nie obowiązkowe, mogą okazać się również:
- przygotowanie druków dokumentów związanych z pracą zdalną, np. gotowe do wypełnienia wnioski o indywidualną pracę zdalną, polecenie pracy zdalnej itp. – dzięki temu pracodawca będzie pewny, że dany dokument zawiera wszystkie niezbędne elementy,
- przygotowanie procedury wydawania polecenia pracy zdalnej, aby o niczym nie zapomnieć,
- przygotowanie grafików pracy hybrydowej – są one pomocne, szczególnie przy ustalaniu wysokości ekwiwalentów pieniężnych lub ryczałtów związanych z pracą zdalną.
